Vis ma vie interservices

Pour deux services travaillant en direct, les enjeux étaient les suivants :

• Mieux comprendre les besoins de l’autre service ainsi que ses contraintes.
• Générer plus d’empathie et de collaboration.
• Développer le collectif et la confiance.
• Faciliter les échanges.
• Travailler de façon plus efficace et constructive.

Dans un second temps, nous mettrons en place des échanges aléatoires dans l’entreprise (avec deux services ne travaillant pas directement ensemble), avec des objectifs différents :

• Faire travailler ensemble des personnes qui ne se côtoient jamais habituellement.
• Découvrir les autres métiers de l’entreprise.
• Générer de la reconnaissance, de la curiosité, de l’intérêt les uns envers les autres.
• Alimenter son bagage individuel, ses connaissances de l’entreprise ; élargir sa vision globale ; générer de l’engagement.
• Fédérer, nourrir l’esprit d’équipe, créer de l’interaction.

La mise en place des “Vis ma vie interservices” s’est faite progressivement. Nous avons commencé en 2016 par une expérimentation entre le service dessin/design et nos clients. Une personne de notre service passait une demi-journée avec l’un de nos clients au travail, pour vérifier si nos mobiliers étaient adaptés à l’utilisateur, et analyser leurs fonctionnements et besoins au quotidien. Ce projet s’est arrêté en 2018 en raison du temps nécessaire pour nous recevoir, difficile à trouver pour nos clients.

En 2021, nous avons élargi l’action à deux services (Dessin/design et Commerce) qui travaillent en direct. L’une des collaboratrices du service Dessin/design également chargée de la bienveillance entre les deux équipes a donc instauré le “vis ma vie interservices” afin de mieux comprendre la manière de travailler des commerciaux.

Dès 2023, nous espérons pouvoir élargir cela à tous les collaborateurs.

Les échanges se font sur 2 jours. La collaboratrice qui pilote le projet l’a mis en place dans un premier temps sur un service, et prépare un rétroplanning global (mois et personnes concernées), ainsi que les documents à remplir pour chacun. La mise en place a duré environ une semaine pour cette personne, étalé sur plusieurs semaines de la préparation des supports jusqu'à l'analyse des comptes-rendus. Cela n'a en revanche rien coûté, excepté quelques dépenses occasionnelles pour de la logistique tels que le transport.

Le planning des collaborateurs est adapté pour que ce soit le plus approprié possible (pour qu’ils ne fassent pas uniquement de la route si le collaborateur est avec un commercial par exemple). Ensuite, chaque binôme prépare sa logistique (transport etc si besoin).

Durant ces 2 jours, on remplit les documents (un rapport d’étonnement et un tableau d’attentes croisées). Lorsqu’on vit la vie d’un commercial par exemple, nous sommes en binôme avec lui toute la journée : participation aux rendez-vous clients, argumentation sur nos produits, route… Nous nous sommes aperçus qu’ils faisaient beaucoup de route, et qu’ils n’avaient pas toujours le temps pour valider les projets pour notre service.

Nous avons présenté la démarche à nos clients de façon transparente.

Nous réalisons depuis le début du projet 1 échange par mois, jusqu’à ce que tout le service soit passé (nous y arrivons d’ailleurs ce mois-ci). Il est ensuite temps d’élargir à d’autres services.

La communication s’est améliorée entre les deux services, et nous constatons une meilleure cohésion, plus d’empathie, de respect, ainsi qu’une meilleure reconnaissance du travail de l’autre. Cela s’en est ressenti dans le travail, il y a plus de bienveillance.

Nous nous connaissions, mais nous en avons appris davantage sur notre binôme, nous avons créé plus d’affinités. D’une manière générale, les collaborateurs ont tous fait de bons retours.

Deux autres services viennent de commencer le “Vis ma vie interservices”, mais nous attendons d’avoir un retour global sur l’expérience de notre service avant de l’étendre plus largement. Le bilan sera fait par le biais des rapports d'étonnement, qui ont été transmis au pilote du projet ainsi qu’aux dirigeants.

• Il faut que le binôme prépare l’expérience, et que cela soit pris au sérieux pour une bonne application.

• Cela nécessite également de définir les règles avant de commencer (par exemple, définir qui parle au rendez-vous commercial ?)

• Enfin, il faut vivre son quotidien et ne pas le changer pour les “vis ma vie”, afin de faire comprendre les problèmes du quotidien, même s’ils sont moins plaisants.

• Accorder nos plannings
• Donner et prendre du temps
• Intégrer cette démarche dans le flux
• Récupérer les comptes rendus (pour le pilote du projet)