Participer au Cyber World Cleanup Day (numérique responsable)

• Alléger les serveurs.
• Sensibiliser les salariés permanents de Reso, les salariés mis à disposition et communiquer auprès de nos adhérents sur cette action pour leur dire qu’ils peuvent aussi mettre cette action en place à leur niveau.
• Renforcer notre démarche RSE

Il s’agit d’un évènement annuel et international, co-porté par deux associations, le World Cleanup Day et l’Institut du Numérique Responsable, programmé cette année le 19 mars mais chacun peut le mettre en place quand il le souhaite dans sa structure, cela peut très bien se faire à un autre moment de l’année.

L’objectif est de prolonger la durée de vie des équipements numériques et de réduire l’empreinte environnementale liée au numérique.

Auparavant, nous avions dématérialisé tous nos supports, avant de nous rendre compte que ce n’était pas forcément plus vertueux, car cela surchargeait les serveurs, qui nécessitent d’être nettoyés et ne l’étaient pas.

Nous avons axé notre action sur le Cyber Cleanup Données à travers le nettoyage des boîtes email, la gestion des documents, et les téléchargements car nous avons beaucoup de fichiers (CV, photos, bulletins de paie…).

En parallèle, le Cyber World Clean Up Day donne aussi la possibilité de faire des actions sur le matériel informatique (don d’équipement, récolte de matériel inutilisé ou à réparer etc).

Nous ne l’avons pas fait dans le cadre du Cyber World Clean Up Day car nous l’avions fait un mois avant avec l’association ALIS44 (qui remet en état du matériel, et fait aussi de la formation pour les personnes en difficulté sur l’informatique ou aux personnes éloignées de l’emploi) : nous leur avions donné des ordinateurs et du matériel.

Pour démarrer le projet :

1- S’inscrire sur le site du Cyber World Cleanup Day (https://cyberworldcleanupday.fr/) , on définit rapidement le périmètre de notre structure, sur quoi on veut agir etc.

2- On peut voir la communauté (les entreprises) qui participe à l’action, et on a accès à une boîte à outils : outils pour communiquer, outils pour s’organiser (fiches pratiques), outils pour animer, tableaux pour collecter les données, outils pour sensibiliser avec des formations en ligne etc.

3- Invitation à un webinaire une semaine ou deux avant pour donner des conseils : partage de bonnes pratiques d’entreprises, … Idéal quand on ne sait pas par où commencer, et cela donne une dimension collective à cette initiative.

4- Mise en place de l’action, sur un jour, ou plusieurs jours.

5- On compile les données et on les transmet au Cyber World Cleanup Day.

Tout est gratuit.

Quatre personnes ont mis en place l’action : le responsable informatique et son apprenti (pour la mise en place du fichier récapitulatif et la création de la procédure), la responsable Qualité et Communication et la chargée de communication (chargées de la diffusion et de la sensibilisation via le mail aux équipes, l’animation du challenge, la rédaction de l’article, la diffusion sur les réseaux sociaux etc). Le temps passé à la mise en place a représenté environ 3 jours Homme, mais chaque entreprise peut décider du temps qu’elle souhaite y passer.

Nous avons décidé de le faire sur une semaine car cela a permis plus de souplesse à nos collaborateurs en fonction de leur emploi du temps.

• Nous avons commencé à communiquer une semaine avant, en envoyant une petite newsletter à destination de toutes nos cibles (salariés permanents, salariés mis à disposition et adhérents) pour expliquer l’action, dire qu’on allait y participer, et qu’ils peuvent aussi le mettre en place.
• Nous avons envoyé un mail aux équipes avec l’annonce officielle de l’action, sous forme de petit challenge. Nous avons dû définir un critère pour pouvoir évaluer/quantifier l’amélioration : nous avons choisi le pourcentage de diminution de la boîte mail et des fichiers, sans pour autant fixer d’objectif chiffré car nous n’avions pas de référence. L’an prochain, nous prendrons plusieurs critères (celui qui a diminué le plus de mails/ de fichiers, le volume le plus important de fichiers / mails supprimés etc).
• Le jour J, nous avons réalisé une visio avec les équipes pour expliquer le déroulé du challenge (+ envoi par email).
• La session de nettoyage a duré 3 jours.
• Le jeudi 17, nous avons fait un état des lieux du nettoyage, et avons envoyé un quizz aux équipes pour sensibiliser sur l’impact du numérique avec les bonnes pratiques à prendre. Pour l’état des lieux du nettoyage, le responsable informatique a exporté la taille des boîtes mails et des serveurs avant et après l’action pour savoir l’importance du nettoyage. Cela dépendra donc du système informatique de chaque entreprise (le site CWCUD donne une méthodologie pour aider à évaluer cela).
• Le vendredi, nous avons annoncé les résultats du challenge et du nettoyage global fait par RESO. Nous avons ensuite communiqué en externe (réseaux sociaux et article sur notre blog) pour sensibiliser au WCCUD ayant lieu le 19 mars.

Pour le lancement de l’action, nous avons en interne un Wiki, accessible au quotidien et qui regroupe toutes les procédures que nous avons créées : l’une pour le nettoyage régulier de sa boîte mail, l’une pour le nettoyage de ses fichiers. Cela fait désormais partie de nos procédures pour tous les nouveaux arrivants, et nous sensibiliserons de façon régulière.

Tout le monde a participé (même si tout le monde n’y a pas mis la même énergie) dans tous les établissements RESO de France. Nous avons supprimé plus de 240 000 emails, soit près de 65 Go libérés, et 24% du stockage total de mails. Côté fichiers, nous avons libéré près de 2 Go soit 13% du stockage des fichiers personnels.

A l’annonce des résultats, les salariés étaient fiers du nombre de mails supprimés. Sur le site CWCUD, un lien permet de faire un rapprochement pour se représenter le carbone réduit : nous l’avons présenté aux salariés en comparant ce que nous avons réduit aux déplacements professionnels effectués en avion par certains collaborateurs. Une vraie prise de conscience mais qu’il faut faire perdurer car les mauvaises habitudes peuvent vite se reprendre : nous voyons encore des emails internes avec des pièces jointes au lieu de liens, alors que cela fait désormais partie de nos procédures.

Il ne faut jamais relâcher, c’est un travail de longue haleine.

Le fait d’avoir mis cette action sous forme de challenge a soulevé chez les collaborateurs la question d’une récompense : le choix a été fait de ne pas donner de prix sur une initiative collective et environnementale.

Nous avons gardé le système de tableau à disposition de tous les collaborateurs qui, une fois par mois, fait l’état des lieux des boîtes mails par personne. Cela permet à chacun de voir s’il est plutôt bon élève ou mauvais élève, et de ne pas relâcher les efforts.

Nous n’avons pas calculé le temps que chacun a passé pour son nettoyage, nous essaierons de le quantifier à l’avenir. Nous souhaitons donc pérenniser l’action en continuant annuellement le nettoyage de nos serveurs, mais nous le ferons à l’avenir en deux fois, car nous nous sommes rendus compte que le mois de mars n’était pas le mois le plus simple pour nous dégager du temps : nous le ferons donc à l’avenir en août (mois le plus calme en terme d’activité) et en mars, ce qui permettra d’y passer moins de temps en période chargée.

Il ne faut pas se tromper de période pour que ce ne soit pas mal vécu.

Il faut communiquer sur les résultats, il faut que ce soit chiffré absolument et le mettre en perspective pour qu’on se représente le “gain”.

Et il ne faut pas obliger : ça doit être une démarche volontaire, pour ne pas créer de frustration ni provoquer de sentiment de culpabilité de la part de certains collaborateurs. L’idée est de mettre en avant les bons élèves, pas de pointer du doigt les mauvais. Pour ceux qui ne jouent pas trop le jeu, on peut les voir en individuel et de façon ponctuelle pour échanger avec eux et voir comment on peut les accompagner dans la démarche.

Nous communiquons et partageons notre expérience autour de nous mais nous n’avons eu aucun retour de la part de nos adhérents ou autre.

Côté fichiers, c’est plus compliqué d’en supprimer car il y a des documents légaux (bulletins de paie etc) que nous sommes obligés de conserver.